Dar satisfação aos condôminos sobre o que é feito do dinheiro deles é o primeiro dever de quem o recebe. Assim, falaremos hoje sobre algumas formas de fazer isso acontecer.
A prestação de contas talvez possa ser resumida como um complexo processo de fazer os outros enxergarem o que foi feito dos recursos que eles deixaram nas suas mãos para que o utilizasse em benefício de todos. Consiste, portanto, em se explicar. Explicar ações, justificar medidas tomadas, demonstrar por meio de documentos àqueles interessados o que tanto foi feito com o dinheiro deles, para sermos mais exatos. No caso de condomínios, a prestação de contas é de competência do síndico e deve ser realizada anual e obrigatoriamente, conforme previsto no Art. 1.348, VIII, do Código Civil. Ou ainda, sempre que for exigida, o que requer comprometimento e organização ininterruptos por parte de quem está por trás dos gastos.
A prestação de contas, com o intuito de ser o mais transparente possível, exige que o síndico ordene e justifique todas as movimentações financeiras que ocorreram até o momento em que a assembleia foi convocada e, dessa forma, a elaboração de uma apresentação contendo todas as despesas e/ou investimentos de um ano não pode ser feita do dia para a noite. Ela requer o agrupamento de diversos documentos comprobatórios que devem ser reunidos e contabilizados, tais como o relatório do orçamento, o relatório de receitas, o relatório de despesas (dentre elas as fixas, as variáveis e as extras), o balancete e o índice de inadimplência de todo o período.
Além disso, é imprescindível que todas essas informações estejam acessíveis a todos os moradores para que possam acompanhar as movimentações financeiras concernentes ao condomínio no qual estão inseridos. Como as taxas condominiais são mensais, é importante que os relatórios mensais sejam disponibilizados aos condôminos, podendo ser como documento afixado no famoso painel do condomínio, ou de forma mais prática, em sistemas online onde o condômino pode ter acesso às informações mais facilmente, quando e de onde estiver. O ideal é que esses relatórios se apresentem da forma mais clara possível, a fim de facilitar o entendimento de quem as procura e não dificultá-lo.
Por fim, durante a assembleia, além da apresentação que deve ser visualmente interessante (na medida do possível), é interessante que se delimite os assuntos tratados em categorias, para que o acúmulo de informações não confunda os moradores e não façam eles se sentirem prejudicados de qualquer forma.
Se você é síndico de primeira viagem, ou não tem experiência alguma com a prática de prestação de contas, sugerimos que contrate uma administradora de condomínios, a qual ficará responsável pela papelada imprescindível nessas horas e a diplomacia exigida em situações que envolvem questões financeiras que dizem respeito a todos os envolvidos, evitando deslizes e desentendimentos desnecessários.
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