Quando falamos a respeito da manutenção, cuidados e organização de um condomínio, logo a figura que temos em mente é o síndico. Apesar disso, também existem casos em que a administração passa a contar com o auxílio de prestadoras de serviço especializadas, que se tratam das administradoras de condomínios.

No cenário onde síndico e administradora atuam em conjunto, as dúvidas sobre quais são os papéis de cada um são corriqueiras. É muito importante esclarecer essas questões para não haver insatisfações equivocadas quanto às funções de ambos na rotina condominial.

Primeiramente, é importante ressaltar que existem situações em que o condomínio não contrata uma administradora por acreditar que se há um síndico, ele mesmo deverá dar conta de tudo. Quando na verdade, as administradoras existem justamente para facilitar a vida do síndico e tornar a administração do condomínio ainda mais eficiente.

O que eu cobro da administradora?

O papel da administradora de condomínio é focado principalmente na gestão administrativa, financeira e burocrática.

Setor Administrativo

• Gerenciar arquivos documentais e controlar cadastros dos proprietários;
• Atender aos condôminos para fornecer informações importantes, 2ª via de boletos e solucionar problemas relacionados à administração condominial;
• Disponibilizar as informações de modo online;
• Orçamentos de obras e serviços necessários para o condomínio;
• Controle de mandatos do Corpo Diretivo (Síndico e Conselho);
• Gerenciar o plano de combate à incêndio obrigatório, curso de brigadistas e solicitar e acompanhar vistorias do corpo de bombeiros;
• Controlar o vencimento da apólice de seguro, coletar orçamentos para renovação e encaminhar para o síndico;
• Acompanhar a liquidação de sinistro e verificar os equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT;
• Controle e emissão de relatórios referentes aos consumos de água/esgoto, energia elétrica e gás;
• Cobrança do uso de áreas comuns do condomínio, vistoria e manutenção desses espaços.
• Controlar e atualizar o CNPJ do condomínio, no que diz respeito ao seu responsável legal, e outras ações que envolvam repartições públicas;
• Gestão de todos os contratos que estejam relacionados ao condomínio.

Setor Recursos Humanos

• Recruta e seleciona funcionários para o condomínio, se responsabiliza pela admissão e procedimento de registro e todos os outros processos burocráticos referentes aos profissionais contratados pelos condomínios;
• Treinamentos, concessão de benefícios, formalização de advertências, escala de revezamento, entre outras questões da rotina de trabalho;
• Documentação trabalhista, como declarações, garantia de direitos trabalhistas e a própria folha de pagamento;
• Todo o trabalho administrativo gerado pela contratação de pessoas.

Setor Financeiro

• Elaboração e acompanhamento de previsões orçamentárias, rateio das despesas e a emissão de recibos e boletos;
• Controlar os pagamentos das cotas condominiais;
• Cobrança administrativa dos devedores, emitir declarações negativas de débitos condominiais e controlar a inadimplência;
• Controle das contas a pagar e a receber e realizar a conciliação bancária e efetiva dos pagamentos;
• Gestão tributária e de todas as finanças do condomínio, incluindo o controle da conta bancária;
• Prestação de contas mensais;
• Disponibiliza todos esses dados pela internet, facilitando o acesso do síndico, conselho e condôminos e garantindo maior segurança às informações.

Assessoria Jurídica

• Orientar seus clientes sobre a legislação que envolve a administração de condomínios;
• Oferecer consultoria tributária, fiscal e trabalhista, por isso, pode emitir notificações extrajudiciais e judiciais;
• Acompanhamento de todas as ações e também pela elaboração de um regimento interno eficiente.

O que eu cobro do síndico?

Quando há uma administradora contratada, o síndico deve delegar as demandas do condomínio que cabem à administradora gerenciar. Além disso, é papel do síndico:

• Ser responsável nos âmbitos civil e criminal por todos os atos praticados durante a administração, bem como pelos danos causados a moradores ou terceiros nas imediações do edifício;
• Cobrança de condôminos inadimplentes, organizar as assembleias, emitir comunicados e lidar com conflitos entre moradores e imprevistos no prédio;
• Zelar para que o regimento interno seja cumprido à risca, evitando danos ao condomínio e moradores;
• Gerenciar a inadimplência;
• Garantir a assiduidade dos pagamentos;
• Realizar cobranças e manter o caixa do condomínio em dia;
• Garantir que tudo no condomínio esteja funcionando conforme o regimento e as leis

Tudo isso pode ser um trabalho árduo, pois são diversas áreas que precisam ser administradas. Quando não se contrata uma administradora, o síndico precisa no mínimo de um contador para a parte contábil, além de gerenciar todas as outras demandas.

A experiência da administradora combinada com a atuação próxima de um síndico é que compõe uma gestão condominial bem sucedida. Se seu condomínio ainda não possui o auxílio de uma administradora, visite nosso site e veja como a Super Zelo pode lhe ajudar.