A vida em condomínio começa com a instituição do mesmo. Confira abaixo um passo-a-passo para a regularização e registro de novos condomínios.
- Elaborar a Convenção: a convenção é um documento elementar para a instituição do condomínio, uma vez que é ela que regulará o seu funcionamento. Nela, poderá constar ainda o regulamento interno do condomínio, no qual será definido os direitos e os deveres dos condôminos, bem como as condutas proibidas e suas respectivas penalidades.
- Convocar Assembleia: é aconselhável que a convocação seja feita dez dias antes da realização da assembleia em edital de convocação o qual deve ser exposto em local de ampla circulação pelos condôminos.
- Aprovar a convenção em assembleia: uma vez da presença dos condôminos em assembleia, é preciso agora que a convenção seja aprovada pelos mesmos e, juntamente com essa aprovação, deverá ser realizada a eleição do síndico, que será o responsável legal pelo condomínio a ser instituído, e dos conselheiros.
- Registrar: feita a assembleia, passa-se ao registro em cartório tanto da ata da assembleia quanto da convenção aprovada para que ambos os documentos passem a valer legalmente.
- Aguardar análise por parte do cartório: a partir do momento em que foi entregue ao cartório, é preciso aguardar pela verificação da convenção no sentido de analisar se a mesma possui todos os pré-requisitos legais para ser validada. O cartório possui um prazo de 30 dias para realizar tal análise.
- Solicitar 2 a via da convenção: após ser encaminhada para o cartório a via original da convenção aprovada em assembleia para fins de registro, o documento fica lá arquivado. Assim, para que o condomínio possa tê-lo em mãos novamente e seguir com o processo, é necessário que seja solicitada uma 2 a via do mesmo junto ao cartório.
- Fazer o DBE: a partir do que foi disposto na convenção e na ata de eleição do síndico, será preciso, agora, fazer o DBE (Documento Básico de Entrada), o qual é utilizado para a prática de qualquer ato perante o CNPJ. E aqui, é preciso dizer que para o condomínio ser instituído é preciso, portanto, um CNPJ (veremos isto mais adiante no passo 9).
- Assinar DBE: feito o DBE, quem fica responsável por assiná-lo e reconhecer firma é o síndico eleito, a fim de que os documentos possam ser protocolados no órgão responsável. Caso o síndico possua certificado digital, ele poderá assinar digitalmente a DBE.
- Protocolar documentos junto à Receita Federal: neste 9 o passo, deve-se unir o DBE, a ata original de eleição do síndico e a 2 a via original da convenção e levá-los todos à Receita Federal para que seja possível a abertura do CNPJ. Como em uma empresa, o condomínio, para que possa ser regularizado, necessita de CNPJ e por isso é preciso que toda essa documentação seja apresentada junto à Receita.
- Aguardar a Receita: depois de entregues os documentos à Receita, é preciso aguardar o processo que deve ser concluído em até cinco dias úteis e, se tudo estiver conforme solicitado, o cartão CNPJ poderá ser emitido. Caso haja algum erro ao longo do processo, será preciso, então, voltar ao passo 7 e corrigi-lo a fim de concluir a instituição de seu condomínio.